Co czeka w Twoim zespole i na co?

Jest jedno pytanie, od którego warto zacząć każdą rozmowę o terminach: co w tej chwili czeka w Twoim zespole i na co?

Praca, która stoi, wydłuża każdą prognozę. W raportach prawie jej nie widać, bo raporty liczą to, co skończone.

Co czeka i na co? Przykładowa tablica: przy każdym zaczętym zadaniu zapisane, na co czeka i od ilu dni. Czekanie na decyzję, na inny zespół, na środowisko testowe i na odpowiedź klienta. Ćwiczenie w trzech krokach: wypisz, co jest zaczęte, zapisz, na co czeka, i od kiedy.

Dlaczego czekającej pracy nie widać?

Bo mierzymy ludzi. Obłożenie, velocity i liczba zamkniętych zadań mówią, czy zespół jest zajęty. Nie mówią, czy konkretne zadanie posuwa się do przodu. Wszyscy mogą być zajęci, a praca i tak leży.

Don Reinertsen zwraca uwagę, że kolejki mierzy tylko 2% osób rozwijających produkty. W fabryce zapas leży na hali i każdy się o niego potyka. U nas zapasem są zadania w toku, specyfikacje i kod czekający na testy. Nie zajmują miejsca, więc nikt się o nie nie potyka.

Na co najczęściej czeka praca?

Najczęściej na kogoś spoza zespołu: na decyzję osoby z pełnym kalendarzem, na odpowiedź innego zespołu, na środowisko testowe, na dostęp albo na klienta, który miał wrócić z uwagami.

Rzadziej na samą pracę. Kiedy zadanie ma już wszystko, czego potrzebuje, zwykle kończy się szybko. Dłużej trwa to, co dzieje się pomiędzy: przekazanie, odpowiedź, zgoda.

Każde z tych czekań ma inną przyczynę i innego właściciela. Dlatego samo „czeka” niewiele mówi. Dopiero „czeka na” daje coś, z czym można pójść do konkretnej osoby.

Jak to sprawdzić w swoim zespole?

Wystarczy kwadrans przy tablicy. Weź wszystko, co jest zaczęte, i przy każdym zadaniu zapisz dwie rzeczy: na co czeka i od kiedy.

Nie potrzeba do tego narzędzia ani raportu. Wystarczy lista na kartce, byle powód czekania był konkretny, na przykład „czeka na odpowiedź zespołu płatności” zamiast ogólnej „blokady”.

Od razu wyjdą zadania, przy których nikt nie umie powiedzieć, na co czekają. Zobaczysz też, że kilka z nich czeka na tę samą osobę albo ten sam zespół, a niektóre wiszą tak długo, że wszyscy o nich zapomnieli.

Z tymi ostatnimi jest najtrudniej. Status „w toku” albo kolumna Blocked potrafią je przechować miesiącami. Kiedy ktoś je w końcu usunie, nie trafią nawet do statystyk cycle time, więc metryki wyglądają lepiej, niż było naprawdę. Dlatego oprócz czasu ukończonych zadań warto patrzeć na wiek tych, które są wciąż otwarte.

Co zrobić z tym, co czeka?

Najpierw zdecydować, czy to w ogóle ma się dalej toczyć. Część zadań czeka, bo przestała być ważna, tylko nikt tego nie powiedział na głos. Zamknięcie ich też jest postępem: mniej rzeczy w toku to krótsza kolejka dla reszty.

Przy pozostałych pytanie brzmi: ile kosztuje każdy kolejny tydzień czekania? Nawet zgrubny szacunek kosztu opóźnienia pomaga wybrać, które czekanie rozwiązać najpierw. Bez niego wygrywa to, o co ktoś najgłośniej pyta.

Na koniec warto spojrzeć na wzorzec. Jeśli połowa zadań czeka na tę samą osobę albo ten sam zespół, problem leży w tym, jak zespoły ze sobą współpracują. Szybsza praca nad pojedynczym zadaniem tego nie naprawi.

Dlaczego zacząć od pytania?

Pytanie zadane na głos zmienia rozmowę. Na stand-upie zwykle słychać, kto co robił wczoraj. Pytanie o to, co czeka, przesuwa uwagę z ludzi na pracę. Zespół zaczyna szukać tego, co stoi.

Metrykę można dodać później, kiedy wiadomo już, czego szukać. Na początek wystarczy jedno pytanie.

Co w tej chwili czeka w Twoim zespole i na co?

Bibliografia

Reinertsen, D. G. (2009). The Principles of Product Development Flow: Second Generation Lean Product Development. Celeritas Publishing.
Vacanti, D. S. (2015). Actionable Agile Metrics for Predictability: An Introduction. ActionableAgile Press.
Modig, N., Åhlström, P. (2012). This is Lean: Resolving the Efficiency Paradox. Rheologica Publishing.

💬 Dołącz do dyskusji na LinkedIn → Komentuj i podziel się swoim podejściem

Ten o tym, co czeka